0. Gewissheit. Nicht jede e-mail kommt an. Auch Spam- und Virenfilter irren manchmal, somit sind e-mails keine zuverlässige Zustellvariante mehr. Wer Gewissheit haben will, dass seine/ihre e-mail auch gelesen worden ist, sollte explizit eine Empfangsbestätigung anfordern. Da diese Funktion technisch nicht von jedem e-mail Programm unterstützt wird, empfiehlt es sich, zusätzlich im Text um eine kurze Antwort zu bitten.

1. Sachlichkeit. Wer per e-mail schimpft und ungehalten ist, erntet Missverständnis und weckt starke Gegenreaktionen. Negative Emotionen verstärken sich tendenziell und können zum Flaming_ ausarten. Wenn es ernst ist, besser zum Telefon greifen.

2. Exaktheit. Wohl überlegte Formulierungen und richtige Punktuation machen sich bezahlt. Resultat sind weniger Nachfragen und klare Verhältnisse.

3. Plain Text. Egal ob kurze Mitteilungen oder Sitzungsprotokolle, Formatierungen (wie fett und kursiv) stören den Lesefluss mehr, als sie strukturieren. Die richtige Anwendung von Zeilenabständen oder Markierungen (wie :: als Markierung einer Überschrift am Zeilenbeginn) sind einfach anzuwenden und funktionieren mit jedem E-mail - Programm.

4. Attachments nur wenn notwendig, denn beim Wechsel von einem Computer zum Anderen gehen diese vielfach verloren, hingegen die E-mail Nachricht selbst kann meist gut archiviert und mitgenommen werden. Wenn unbedingt notwendig (zB Vorlagen) so, dass sie alle öffnen können (rtf statt doc!). Und bei der Grösse beachten, dass (noch) nicht jeder einen Breitbandanschluss besitzt oder manchmal per Mobiltelefon e-mails lesen muss: also keine Fotosammlungen oder gar Videos per e-mail versenden, hierzu gibt es geignetere Plattformen, um diese zu speichern und anderen zu zeigen.

Hier gibt es weitere gute Tipps zur Etiquette_ der E-mail-Kommunikation.

.. _Flaming: http://en.wikipedia.org/wiki/Flaming
.. _Etiquette: http://emailreplies.com/